Wat betekent de AVG voor het proces van het arbeidsmarktplatform Career in Energy?

Zoals u waarschijnlijk weet is per 25 mei 2018 de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing. De huidige Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) wordt vervangen door de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) die in de gehele EU geldt en een stuk uitgebreider is. Wij zijn nagegaan welke consequenties dit voor ons heeft. Mogen CV’s nog wel bewaard worden en kunnen wij nog wel een CV-database bewaren/gebruiken?

Hoe werkt het met een CV-database, mag je met de AVG nog wel CV’s bewaren?

Ja, voor 25 mei 2018 mocht dat zonder melding slechts één maand of met toestemming tot één jaar. Met de komst van de AVG geldt die termijn niet meer. Heb je toestemming van de kandidaat dan mag je de gegevens langer bewaren. Echter de toestemming moet wel kunnen worden aangetoond en de bewaartermijn dient te worden opgenomen in de privacystatement. Echter, wanneer iemand zijn CV wil hebben verwijderd, dan dient dit per omgaande te gebeuren. De CV’s mogen alleen worden gebruikt voor het doel waar je toestemming voor hebt gekregen en dienen goed beveiligd te worden opgeslagen. Ook is het zo dat de CV’s geen gevoelige persoonsgegevens bevatten die niet relevant zijn voor het doel (kopie paspoort, creditcardnummer, lidmaatschap vereniging, geloofsovertuiging, etc.).

Mag de CV-database nog wel worden gebruikt en opgebouwd?

Ja zeker met inachtneming van hetgeen hierboven beschreven. Er dient altijd toestemming te zijn van de betrokken kandidaat en de CV’s mogen alleen gebruikt worden voor het vooraf afgesproken doel, daarnaast dienen de gegevens beveiligd te worden bewaard. Verder zal op de website een tweede optie worden toegevoegd bij Mijn Account (waar kandidaten zich inschrijven en hun CV uploaden). De eerste optie is of het CV zichtbaar mag zijn voor werkgevers. De tweede optie is of de gegevens voor 3 jaar bewaard mogen worden in de CV-database. Beide opties zullen door de kandidaat zelf aangevinkt moeten worden (opt-in) en niet al standaard aanstaan.

Hoe lang mogen CV’s worden bewaard?

Wanneer  wij hier toestemming voor hebben van de kandidaat mogen wij deze gegevens conform afgesprokene bewaren, het dient echter wel een redelijke termijn te zijn. De termijn voor de CV-database van drie jaar is een redelijke termijn. Gegevens bewaren zonder relevantie mag niet. Elk anderhalf jaar zullen wij onze kandidaten uit de CV-database een bericht sturen en om een update/controle van hun gegevens vragen en tevens nagaan of de gegevens nog langer bewaard mogen blijven. Wij voldoen zo aan de juiste bewaarplicht en zorgen ervoor dat onze CV-database actueel is.

Hoe koppelen wij een CV aan een werkgever / partner?

Doorsturen per mail is vaak niet het handigst, daar moet voorzichtig mee worden omgegaan. Wij vragen altijd voorafgaand toestemming aan de betreffende kandidaat of wij zijn/haar CV mogen tonen aan werkgevers.  Daarnaast hebben wij het CV op één centrale plaats staan waar de werkgever beveiligd op in kan loggen om het desbetreffende CV in te zien.

Dit document is voor het laatst gewijzigd op: 1 januari 2021